在多人会议室中处理商务文件时，以下是一些建议和最佳实践，以确保会议的高效和保密：

1. **准备工作：**
- **明确议程：** 事先准备好会议议程，并提前发送给所有与会者，以便他们做好准备。
- **文件准备：** 确保所有相关商务文件已被整理并准备好，可能需要提前打印或以电子邮件形式发送给与会者。

2. **技术支持：**
- **设备检查：** 确保会议室的投影仪、音响设备、视频会议系统等都正常运作。
- **网络连接：** 确保有稳定的互联网连接，特别是在需要进行视频会议或在线文件共享时。

3. **会议进行：**
- **时间管理：** 严格按照议程进行，控制每个议题的讨论时间，避免偏题。
- **角色分配：** 指定会议主持人、记录员等角色，以便更好地组织会议和记录重要讨论内容。

4. **文件处理：**
- **保密性：** 确保所有商务文件的保密性，避免在公共场合或不安全的网络上分享敏感信息。
- **实时编辑：** 如果需要，可以使用协作工具（如Google Docs、Microsoft Teams等）进行实时编辑和共享。

5. **后续步骤：**
- **会议纪要：** 在会议结束后，整理会议纪要并发送给所有与会者，确保每个人都了解讨论的结果和后续行动。
- **任务分配：** 明确后续行动项和责任人，并设定完成期限。

通过这些步骤，可以确保在多人会议室中高效、安全地处理商务文件。